Arhivarea documentelor reprezintă stocarea în siguranță a informațiilor (atât în format electronic, cât și pe hârtie) care nu mai sunt utilizate în mod regulat. Prin arhivare, se respectă normele legale atât din punct de vedere al susținerii și justificării activității, cât și al dosarelor de personal.
Arhivarea realizata în conformitate cu specificațiile legale, eficientizeaza fluxul de lucru si economisește timp în activitățile administrative ce au legătură cu îndeplinirea obligațiilor fiscale sau de personal.
Procesul de arhivare este important, deoarece:
- pastreaza documentele organizate si usor de accesat
- ofera acces rapid si securizat la date si documente
- economisește spațiul de stocare
- evita riscul de pierdere a documentelor
- ajuta la eficientizarea fluxului de lucru
Arhivare electronica sau arhivare fizica?
Pastrarea actelor in deplina siguranta este atat o necesitate cat si o obligatie. Astfel, arhivarea este reglementata prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, intrat in vigoare din data de 1 ianuarie 2016. Acesta dă dreptul companiilor să-și aleagă dintre cele doua variante de arhivare posibile – pe suport de hartie sau electronic, ambele venind cu o serie de avantaje și dezavantaje, dar și cu obligații specifice.
Arhivarea fizică constă în prelucrarea documentelor și întocmirea instrumentelor de evidență pentru a gestiona si a utiliza in mod eficient arhiva. Etapele procesului de arhivare fizica includ: sortarea documentelor, ordonarea, constituirea dosarelor, selecţionarea si inventarierea documentelor.
Prin intermediul unei solutii de arhivare electronica se poate scana si arhiva orice tip de document, structurat sau nestructurat, tiparit, scris de mana sau in format imagine.
Avantajele arhivarii fizice:
- Nu necesita pregătire tehnologica suplimentară, doar studierea îndeaproape a legilor și a obligațiilor
- Documentele sunt ușor de accesat atunci când sunt ordonate corespunzator
Dezavantajele arhivarii in format clasic:
- Necesitatea unui spatiu dedicat arhivarii, ce poate aduce costuri suplimentare.
- Documentele pot aduna praf si micro-organisme, acest lucru putand dauna persoanelor cu alergii sau sensibilitate crescuta
- Pentru companiile cu un volum mare de documente, arhivarea poate fi solicitanta si ingreunata, si poate necesita angajarea de personal dedicat.
- Posibilitatea de degradare sau distrugere din cauze naturale sau accidentale a documentelor si imposibilitatea de a le mai recupera.
Pentru ca arhiva unei companii trebuie sa fie realizata corect si eficient, o solutie din ce in ce mai apreciata si utilizata in ultima perioada este apelarea la o companie specializata in servicii de arhivare documente. Aceasta detine resursele, spatiul si cunostintele necesare pentru a organiza si pastra documentele in deplina siguranta si in conformitate cu legislatia in vigoare.
Un depozit autorizat de arhiva respecta toate standardele de pastrare a securizata a informatiei.
