{"id":256,"date":"2024-05-16T17:26:44","date_gmt":"2024-05-16T14:26:44","guid":{"rendered":"https:\/\/abactiv.blackmars.ro\/?p=256"},"modified":"2024-05-16T17:32:08","modified_gmt":"2024-05-16T14:32:08","slug":"ce-este-arhivarea-documentelor-si-de-ce-este-importanta","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/ce-este-arhivarea-documentelor-si-de-ce-este-importanta\/","title":{"rendered":"Ce este arhivarea documentelor \u0219i de ce este important\u0103?"},"content":{"rendered":"\n<p>Arhivarea documentelor reprezint\u0103 stocarea \u00een siguran\u021b\u0103 a informa\u021biilor (at\u00e2t \u00een \u200b\u200bformat electronic, c\u00e2t \u0219i pe h\u00e2rtie) care nu mai sunt utilizate \u00een mod regulat. Prin arhivare, se respect\u0103 normele legale at\u00e2t din punct de vedere al sus\u021binerii \u0219i justific\u0103rii activit\u0103\u021bii, c\u00e2t \u0219i al dosarelor de personal.<\/p>\n\n\n\n<p>Arhivarea realizata \u00een conformitate cu specifica\u021biile legale, eficientizeaza fluxul de lucru si economise\u0219te timp \u00een activit\u0103\u021bile administrative ce au leg\u0103tur\u0103 cu \u00eendeplinirea obliga\u021biilor fiscale sau de personal.<\/p>\n\n\n\n<p>Procesul de arhivare este important, deoarece:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>pastreaza documentele organizate si usor de accesat<\/li>\n\n\n\n<li>ofera acces rapid si securizat la date si documente<\/li>\n\n\n\n<li>economise\u0219te spa\u021biul de stocare<\/li>\n\n\n\n<li>evita riscul de pierdere a documentelor<\/li>\n\n\n\n<li>ajuta la eficientizarea fluxului de lucru<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Arhivare electronica sau arhivare fizica?<\/h3>\n\n\n\n<p>Pastrarea actelor in deplina siguranta este atat o necesitate cat si o obligatie. Astfel, arhivarea este reglementata prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634\/2015, intrat in vigoare din data de 1 ianuarie 2016. Acesta d\u0103 dreptul companiilor s\u0103-\u0219i aleag\u0103 dintre cele doua variante de arhivare posibile \u2013 pe suport de hartie sau electronic, ambele venind cu o serie de avantaje \u0219i dezavantaje, dar \u0219i cu obliga\u021bii specifice.<\/p>\n\n\n\n<p>Arhivarea fizic\u0103 const\u0103 \u00een prelucrarea documentelor \u0219i \u00eentocmirea instrumentelor de eviden\u021b\u0103 pentru a gestiona si a utiliza in mod eficient arhiva. Etapele procesului de arhivare fizica includ: sortarea documentelor, ordonarea, constituirea dosarelor, selec\u0163ionarea si inventarierea documentelor.<\/p>\n\n\n\n<p>Prin intermediul unei solutii de arhivare electronica se poate scana si arhiva orice tip de document, structurat sau nestructurat, tiparit, scris de mana sau in format imagine.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Avantajele arhivarii fizice:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Nu necesita preg\u0103tire tehnologica suplimentar\u0103, doar studierea \u00eendeaproape a legilor \u0219i a obliga\u021biilor<\/li>\n\n\n\n<li>Documentele sunt u\u0219or de accesat atunci c\u00e2nd sunt ordonate corespunzator<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p><strong>Dezavantajele arhivarii in format clasic:<\/strong><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Necesitatea unui spatiu dedicat arhivarii, ce poate aduce costuri suplimentare.<\/li>\n\n\n\n<li>Documentele pot aduna praf si micro-organisme, acest lucru putand dauna persoanelor cu alergii sau sensibilitate crescuta<\/li>\n\n\n\n<li>Pentru companiile cu un volum mare de documente, arhivarea poate fi solicitanta si ingreunata, si poate necesita angajarea de personal dedicat.<\/li>\n\n\n\n<li>Posibilitatea de degradare sau distrugere din cauze naturale sau accidentale a documentelor si imposibilitatea de a le mai recupera.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Pentru ca arhiva unei companii trebuie sa fie realizata corect si eficient, o solutie din ce in ce mai apreciata si utilizata in ultima perioada este apelarea la o companie specializata in servicii de arhivare documente. Aceasta detine resursele, spatiul si cunostintele necesare pentru a organiza si pastra documentele in deplina siguranta si in conformitate cu legislatia in vigoare.<\/p>\n\n\n\n<p>Un depozit autorizat de arhiva respecta toate standardele de pastrare a securizata a informatiei.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Arhivarea documentelor reprezint\u0103 stocarea \u00een siguran\u021b\u0103 a informa\u021biilor (at\u00e2t \u00een \u200b\u200bformat electronic, c\u00e2t \u0219i pe h\u00e2rtie) care nu mai sunt utilizate \u00een mod regulat. Prin arhivare, se respect\u0103 normele legale at\u00e2t din punct de vedere al sus\u021binerii \u0219i justific\u0103rii activit\u0103\u021bii, c\u00e2t \u0219i al dosarelor de personal.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":257,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[17,16],"tags":[],"class_list":["post-256","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-arhivarea-documentelor","category-blog"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/256","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=256"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/256\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":271,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/256\/revisions\/271"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/media\/257"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=256"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=256"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.abactiv.ro\/ro\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=256"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}